Проверки членов Ассоциации
Последнее обновление информации: 27.03.2024 14:16
Разъяснения контрольной комиссии по вопросам подготовки и оформлению документов к проверке
Общие правила подачи документов
1. Документы (кроме заявлений) должны направляться с сопроводительным письмом, поясняющим цель направления документа. Направляемые документы указываются как приложение к сопроводительному письму. Для прохождения проверки Ассоциация предлагает рекомендованную форму сопроводительного письма, которую можно поместить на бланк организации.
2. Ассоциация настоятельно рекомендует своим членом озаботиться надлежащей организацией документооборота, предусматривающей обязательную регистрацию исходящих писем с проставлением на письме исходящего номера и исходящей даты. Также в бланке или в тексте письма целесообразно указывать адрес организации для ответа.
3. В тексте писем и запросов целесообразно указывать способ, которым адресант желает получить ответ на него, например: «Ответ на запрос просим выдать на руки нашему уполномоченному представителю без направления почтовым отправлением». В противном случае Ассоциация, преследуя цель соблюдения установленных законом сроков, будет направлять ответы на запросы и письма почтовым отправлением (в срок от 3 до 30 дней зависимости от предмета запроса или письма) с момента поступления таких запросов и писем. В отношении документов, направляемых в целях контроля (например, для плановой проверки) включать информацию о данных для направления ответа не нужно.
4. Ассоциация рассматривает документы, имеющие надлежащие реквизиты. К числу таких реквизитов в обязательном порядке относится печать юридического лица (индивидуального предпринимателя) – при наличии, - подпись уполномоченного лица, дата.
О полномочиях лиц, подписывающих документы и заверяющих копии документов
5. Уполномоченным лицом признается лицо, действующее без доверенности от имени юридического лица (указанное как таковое в ЕГРЮЛ), а также лицо, действующее на основании доверенности. При подписи обязательно указывается основание полномочия лица на подписание документа, например: «Генеральный директор Иванов И.И.» или «Представитель по доверенности Петров П.П.».
6. Если документы подписывает лицо, действующее на основании доверенности, доверенность прикладывается к документам. Достаточно представить доверенность на подписание документов один раз. Представленная доверенность хранится в деле члена Ассоциации и подтверждает полномочия лица, подписывающего документы, в течение срока ее действия. При подготовке текста доверенности и ее представлении рекомендуется учитывать мнение Вашей юридической службы.
7. Доверенность, а также полномочия, предоставленные лицу уставом организации, является единственным подтверждением правомочности совершения подписи. Наименование должности (как и должностные обязанности) само по себе не дает права подписывать документы. Указанное относится к многочисленным случаям подписания документов заместителями директора, коммерческими, исполнительными директорами, главными инженерами и пр. Исключение составляют копии документов, связанных с кадровым учетом (копии трудовых книжек, дипломов, повышения квалификации), которые может заверять лицо, ответственное за ведение кадрового учета.
О заверении копий документов и сшивании документов
8. Заверенная копия документа сама является документом. Незаверенная копия документа, а равно факс-копия, скан-копия, документом не является и Ассоциацией не рассматривается. Заверение документа совершается посредством проставления удостоверительной надписи «Копия верна», заверенной печатью организации и подписью уполномоченного лица. В обязательном порядке проставляется дата заверения (если от сотрудника Ассоциации не поступило отдельное указание). Например: «Копия верна: Генеральный директор ООО «Член Ассоциации» Иванов И.И. (подпись) 21.04.2011».
9. При представлении большого количества копий однотипных документов (например, копий трудовых книжек или дипломов) допускается сшивать указанные копии вместе с проставлением единой удостоверительной надписи на месте сшивки. Также указывается количество листов в сшиваемом томе документов, например: «Копии документов верны. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 100 листов. Начальник отела кадров Сидорова С.С. (подпись)».
10. Заявления о приеме и внесении изменений, формы представления сведений, содержащие более одного листа, прошиваются. На месте сшивки проставляется удостоверительная надпись «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 3 листа. Генеральный директор Иванов И.И. (подпись)».
